מאחורי הכותרת הזו עומדת תורת הניהול האותנטי ששמה דגש על החיבור בין המקצועי לאישי כמקור לדיוק ולעוצמה.
יכולתי לקרוא למדריך הזה “איך לכבוש את הר המשימות ולהישאר בחיים” – אבל לא! ברור שלהישאר בחיים זו מטרה חשובה מאוד אבל יש מעבר לה. היא תנאי הכרחי אבל לא מספיק.
נקודת המוצא – בוחן מציאות
בכל רגע נתון יש לנו יותר משימות מכפי שנוכל להכיל.
שטף המשימות רק הולך וגובר נראה שממש לא ניתן לעצור אותו.
על כל משימה שנתנו לעובדים, חוזרות לנו שתי בעיות לפתור או החלטות לקבל באופן מיידי. אחרת הם לא יוכלו להתקדם.
הייתה ישיבת הנהלה הבוקר. עוד שלוש משימות!שיחת טלפון אקראית עם קולגה והופ . לא הספקנו למצמץ ונחתה עלינו עוד משימה. כל משימה זועקת “דחוף וחשוב!!“. את ה”לא דחוף ולא חשוב” זנחנו כבר מזמן… ובכל זאת התחושה היא של הצפה, של אובדן שליטה.
איך אפשר לדבר בכלל על לכבוש את הר המשימות? ועוד לדמיין שאחרי כל זה נוכל להישאר מלאים באנרגיה?
אנחנו רוצים להצליח בעבודה אבל חשוב לנו גם להנות ולא להרגיש שאנחנו מבזבזים את החיים. אנחנו לא רוצים למצוא עצמינו בסוף יום עבודה מותשים, מרוקנים וחסרי אנרגיות.
האנרגיות שלנו הן הכוח המניע בכל תחומי חיינו. לא רק בעבודה.
אם נצא מיום עבודה מרוקנים באנרגיות – מה ישאר לנו כדי לחיות את החיים עצמם?
איך נוכל להיות נוכחים במערכות היחסים המשמעותיות בחיינו אם אנחנו מרגישים כמו מכונה שנגמר לה הדלק? איך נוכל לתקשר עם עצמנו, להקדיש תשומת לב למה שעובר עלינו, להגשים את החלומות שלנו?
אז איך עושים את זה?
התהליך כולל ארבעה שלבים:
השלב הראשון – הכנה מנטאלית באמצעות תיחום המשימות.
השלב השני – הגדרת התוצאות הרצויות וקביעת הידע – נ.צ. (נקודת ציון) בפסגת ההר.
השלב השלישי – קביעת מסלול ההתקדמות לפסגת ההר בשיטת הספרינטים.
השלב הרביעי והאחרון – יצירת חיבור מודע בין המימד האישי למימד המקצועי. בין מה שחשוב לנו כבני אדם לבין מהות התפקיד שלנו ובין השליחות הארגונית.
1. תיחום המשימות – הכנה מנטאלית
לרוב אנחנו רואים לנגד עינינו ים אינסופי של משימות. עומקו לא ידוע, גבולותיו אינם ברורים וגם כאשר זיהינו חוף – הוא נתון לגלי צונאמי תדירים. לעומת זאת, הר הוא דבר מובחן. דמיינו הרים שאתם מכירים. אולי מהטיול האחרון עם המשפחה.עכשיו דמיינו את ההר שנחשב לגבוה בעולם, האוורסט. הר הוא אמנם עצום אבל הוא בעל גובה, כיוון ומתאר די ברורים.
כיבוש הר יכולה להיות משימה אימתנית – אבל היא אפשרית.
כשאנחנו מחליפים במודע את הדימוי שלנו ביחס לכלל המשימות מ”ים אינסופי” ל”הר” אנחנו מרסנים את תחושת חוסר האונים. אנחנו מגייסים את הגוף ואת הנפש שלנו למשימה מאתגרת אבל מוגדרת.
2. זיהוי הפסגה – הגדרת התוצאות הרצויות
להר יש פסגה וכדי לכבוש אותה אנו צריכים לזהות אותה ולהגיע אליה.
בעבודה הניהולית הפסגה הן התוצאות שאנו רוצים ומצופים להשיג.
זה המקום לחשוב בגדול – אבל ממוקד.
לדוגמה:
1.אם אני מנהלת פרויקט – המטרה שלי היא להביא לסיום הפרויקט באיכות גבוהה בתוך מסגרות התקציב והזמן ותוך שביעות רצון גבוהה של השותפים.
2. אם אני מנהלת ידע בארגון – המטרה שלי היא לזהות, לפתח ולשמר את הידע בארגון במגוון תחומים ולהבטיח שהעובדים בארגון צורכים את הידע עושים בו שימוש כמצופה.
3.אם אני מנהלת פיתוח מוצר, המטרה שלי היא שהמוצר יענה על הצורך שהוגדר, יהי קל לייצור ויעמוד במסגרת התקציב וזמן הייצור , וגם שיהיה אמין, בטיחותי, נוח לשימוש ויהיה אטרקטיבי לקהל היעד.
4.אם אני מנהלת מחלקה או אגף אני אחראית על מספר תוצאות של צוותים או עובדים בתוך המחלקה שלי. גם אם העבודה שלי היא מטריציונית וגם אם אני תלויה במחלקות אחרות להשגת התוצאות שלי, עדיין באפשרותי להגדיר מה אני אחראית לספק – מה מה צריכים להיות התוצרים או התוצאות של המחלקה שלי.
חשוב להגדיר את התוצאות בצורה מדויקת ובהירה ולא להתפזר!
3. אפיון ההר ובחירת המסלול – הכנה מעשית
עכשיו כשאנחנו מוכנים מנטאלית וגם יודעים לאן עלינו להגיע, עלינו להתכונן מעשית לכיבוש ההר. אנחנו רוצים לקבל כמה שיותר מידע על ההר. לתכנן את הנתיב בו נטפס וגם את השימוש באנרגיה שלנו.
ההכנה כוללת שלושה מרכיבים:
מיפוי המשימות
נעשה רגע עצירה מתודית לנשימה.
הבשורה הרעה היא שאין מנוס מלמפות את המשימות אך הבשורה הטובה היא שאין כל כוונה לשקוע בשלב המיפוי. השלב הזה יכול בהחלט להרגיש כמו ביצה טובענית זוללת זמן ואנרגיה ולכן צריך לבצע אותו באופן החלטי ובהיר אך בקלילות – כדי שלא נשקע ונוכל להתקדם.
הטכניקה הטובה ביותר, שהוכיחה עצמה במאות סדנאות למנהלים והדרכות בקליניקה שהעברתי, כוללת פירוט המשימות שאנו יכולים לחשוב עליהן בתוך זמן מוגדר (15 דקות, לדוגמא) ואז קיבוצן לנושאים שמהווים את מרכיבי התפקיד או התחום שלנו (על מה אנחנו אחראים).
הרשימה לא חייבת לשקף את כל המשימות. הניסיון מראה שמה שנעלה על הכתב בזמן הזה משקף היטב את מגוון הנושאים שבאחריותינו.
תוך כדי עבודה אנחנו לא יכולים להחזיק בראש את המגוון האדיר של המשימות אבל כן את הנושאים שבאחריותינו, המקבצים אותן.
עבודה בספרינטים ובחירת מיקוד
המונח ספרינטים, המוכר מעולם האתלטיקה, הוא חלק מכלי הניהול האג’ילי (באנגלית ajile = גמיש). אנו נעשה בו שימוש מרחיב.
ספרינטים הם מקטעים של מאמץ מרוכז שמביאים אותנו להשגת תוצאת ביניים רצויה, בדרך לפיסגת הר התוצאות.
תוצאות הביניים הללו, כמו הפאס בטרק (pass) או נקודת התצפית במעלה ההר, הן תחנות שמאפשרות לנו למקד מאמץ עד אליהן ואז לעצור, לנוח, למלא מצברים ולהתארגן להמשך הדרך.
את הדרך לפיסגה כובשים בספרינטים.
מספר הספרינטים הוא ביחס ישר לגובה פסגת ההר. כלומר, מורכבות התוצאות שהגדרנו. כך אנחנו נשארים ממוקדים ומנהלים את האנרגיה שלנו נכון.
אין טעם לרוץ מהר ובכל הכח ואז לגלות במעלה ההר שאתם באפיסת כוחות, שחוקים או עם בעיה בריאותית וכבר לא יכולים להגיע לפסגה.
ספרינט יכול להיות, בין היתר, בניית תשתית תפעולית, פתיחה של תכנית, גיבוש תכנית עבודה לפרויקט, כתיבת ספר הפעלה, פיתוח מרכיב או חלק מובחן ממוצר או שירות, השקה של מוצר, סגירת חוזה עם לקוח ועוד.
תיעדוף הנושאים
המחשבה שאנחנו יכולים להשקיע בו זמנית 100% זמן ואנרגיה בכל אחד מהנושאים שהגדרנו מתנפצת שוב ושוב על קרקע המציאות.
לכן אנחנו עוצרים לבחור ולתעדף.
מתעדפים באופן מובנה ומודע, במקום לחשוף את עצמנו לתסכול מתמשך שרק מרוקן אותנו מאנרגיה. אנחנו מחליפים תיעדוף ברור על פני התיעדוף הלא מודע שקורה באופן טבעי ונשלט על ידי הטיות תפיסתיות. הטיות אלה עלולות לכוון אותנו לתיעדוף לא רצוי, להרחיק אותנו מהשגת התוצאות הרצויות ולעורר תחושות של החמצה ותסכול מתמשך.
ככלל, אנחנו קצרים במשאבים – כסף, זמן, כוח אדם,אנרגיה.
אי אפשר להיות בפוקוס מלא על הכל, כל הזמן. לכן אנחנו מגדירים מיקוד של ספרינט ובהתאם למיקוד מתעדפים את הנושאים שבתחום אחריותינו. התיעדוף יעזור לנו להחליט כמה משאבים נקצה למשימה אקראית, בהתאם לנושא שאליו היא שייכת ולחשיבות שלה בספרינט הנוכחי. התיעדוף שעשינו צריך ללוות אותנו לאורך כל הספרינט.
זו הדרך שלנו להבטיח שההר לא משנה מצב צבירה והופך לאוקיינוס מציף.
לדוגמה, אם הספרינט שהגדרנו הוא כתיבת דו”ח של ועדה שהובלנו ויש להגישו בתוך זמן נתון, בתקופה הזו נקצה יותר משאבים לכל המשימות ששייכות לנושא כתיבת הדו”ח ונקדיש פחות זמן ומאמץ למו”פ (מחקר ופיתוח) או למו”מ עם לקוח חדש.
באמצעות התיעדוף המתוכנן אנחנו יכולים להגדיר מה המינימום הנדרש בכל אחד מהנושאים שבאחריותינו כדי שלא תקרה בהם קטסטרופה וכדי שלא נמצא את עצמנו בסיום הספרינט מול עיי חורבות בנושאים האחרים.
4. בניית החוסן האישי
כל מסע מחייב עמידות וכך גם המסע אל פסגת הר המשימות, להשגת התוצאות שהגדרנו. מחקרים מראים כי מרכיב משמעותי בחוסן האישי שלנו הוא מציאת המשמעות עבורנו בעבודה שלנו.
יכולים להיות ארבעה אנשים באותו תפקיד ניהולי וכל אחד מהם ימצא משמעות אחרת.
המשמעות שאנו מוצאים בעבודתינו קשורה הן לחשיבות שאנו מייחסים לתוצאות שעלינו להשיג והן למידת השליטה שאנו חשים לגבי יכולתינו לפעול ולהשפיע.
כדי לבסס את תחושת המשמעות עלינו לברר מה הקשר בין העבודה שלנו כמנהלים לערכים שחשובים לנו כבני אדם.
אלו כמה שאלות מנחות לדוגמה:
כיצד העבודה מאפשרת לך לממש את השאיפות והחלומות שלך לגבי עצמך?
איך הכישרונות והמיומנויות שלך באים לידי ביטוי בעבודה?
מה הפעולות או החלקים ביום שלך בעבודה שמסבים לך הנאה?
החיבור הזה בין מה שחשוב לנו באופן אישי לתפקיד בעבודה נעשה בתוך התודעה שלנו: הכרות כנה עם עצמנו ובחירה מודעת בדמות שאנו רוצים להיות, זיהוי של השליחות הארגונית ותחומי האחריות בתפקיד שלנו. המפתח לחוסן האישי נמצא בנקודת ההצטלבות בין השניים.
כשאנו חשים ומודעים לכך שהיום – יום המקצועי שלנו משרת תוצאה שחשובה לנו ברמה האישית – אנו למעשה מייצרים מעגל של היזון חיובי.
במעגל הזה תחושת השליחות שלנו משרתת את העשייה שלנו והעשייה שלנו מתקפת את תחושת השליחות שלנו וממלאת את מצברי האנרגיה שלנו.
לסיכום:
- מתחילים בשינוי המנטאלי (מים להר).
- ממשיכים בהגדרת התוצאות שאתם רוצים או צריכים להשיג.
- מאמצים את שיטת הספרינטים ובוחרים מיקוד לספרינט הראשון.
- קובעים את סדר העדיפות של יתר הנושאים שבאחריותכם ומגדירים מה המינימום הנדרש בכל נושא בתקופת הספרינט.
- לאורך כל הספרינט מתחזקים את החיבור למשמעות – החיבור בין התוצאות שהגדרתם לסיפור האישי שלכם.
